Smart Working, Lavoro Agile o Telelavoro... comunque vogliate chiamarla è ormai diventata una modalità di lavoro molto diffusa utilizzata da Aziende e Professionisti che hanno deciso di essere operativi sempre ed ovunque, sfruttando la rete e le nuove tecnologie per avere a disposizione software e dati dell’attività.

Proviamo ad analizzare pregi e difetti di una modalità di lavoro di questo tipo e vediamo quali sono gli strumenti necessari.

Con gli strumenti tecnologici oggi disponibili non è più così difficile e costoso avere sempre a disposizione i propri dati aziendali, ma non sottovalutiamo gli aspetti legati alla sicurezza anche in considerazione degli aspetti normativi legati alla normativa sul trattamento dei dati personali (GDPR)

Di seguito alcuni dei servizi che consigliamo e forniamo ai nostri clienti per una corretta gestione dello Smart Working:

SERVER:
Se il cliente dispone di un proprio server dove sono installati gestionali e caricati archivi, esiste la possbilità di predisporre collegamenti remoti per poter accedere e lavorare da sedi dislocate o da casa. Questa operazione deve però essere fatta nel rispetto delle regole minime di sicurezza previste anche dal regolamento sulla privacy (GDPR) predisponendo una infrastuttura informatica dotata di protezioni antivirus e anti intrusione (Firewall), procedure di salvataggio multiple e dislocate geograficamente, procedure di ripristino e di "disaster recovery" in caso di guasto o intrusione e furto di dati.
Questo tipo di infrastruttura informatica implica sicuramente dei costi di realizzazione ma anche di manutenzione ed aggiornamento, il nostro consiglio è di "esternalizzare" il più possibile chiedendo a chi fa assistenza al gestionale se ne esiste una versione "cloud" oppure noleggiando un servizio di server cloud su cui poter installare quasi qualsiasi procedura e poterla utilizzare da remoto.
In questo modo si demanda a chi fornisce il servizio tutta la parte di manutenzione e gestione delle sicurezze, e spesso anche la gestione di salvataggio dati e aggiornamento delle procedure. Il servizio a cui noi appoggiamo i nostri clienti prevede il noleggio di server cloud dimensionati in base alle risorse necessarie con integrato il servizio di backup e sicurezza firewall. ( vedi informazioni )

CONNESSIONE:
Altro aspetto da non sottovalutare se vogliamo lavorare sul cloud è una connessione internet affidabile. Oggi l’offerta sul mercato è molto varia e la copertura anche in fibra ottica si sta diffondendo sempre più anche dove fino a poco tempo fa non era possibile.
Attenzione però al tipo di connessione che viene offerta, ed in particolare al parameto MCR o "Banda Minima Garantita". Quasi tutte le offerte che troviamo sul mercato offrono velocità di connessione "fino a..... " ma pochissime aggiungono il paramento MCR che garantisce un minimo di velocità sotto cui non si deve mai scendere. Inoltre, dovendole utilizzare per scopi professionali, sarebbe opportuno avere una doppia connesisone che garantisca un collegamento anche in caso di caduta della connessione principale.
Le connettività che proponiamo sono di tipo professionale e contemplano entrambi i requisiti descritti sopra, vengono vendute in base alla copertura e alle necessità del cliente con una "banda minima garantita" a scelta, e nei router che vengono forniti è possibile inserire una SIM dati (fornita sempre dal gestore) che entra in funzione in caso di caduta della linea in fibra consentendo una continuità di connessione anche se leggermente meno prestante. ( vedi informazioni )

TELEFONIA:
La possibilità di essere sempre raggiungibili sul numero telefonico fisso dell’ufficio è una ulteriore prerogativa dello Smart Working.
Il banale direzionamento di chiamata sul cellulare può essere una opzione nel caso del singolo Professionista, ma in caso di realtà più strutturate la soluzione potrebbe essere quella di adottare un centralino VoIP in cloud.
Anche in questo caso parliamo di noleggio di una struttura hardware fisicamente dislocata presso il provider che consente di collegare un apparecchio telefonico a qualsiasi linea internet disponibile. Il numero telefonico quindi "segue" l’apparecchio che posso collegare indifferentemente a casa o in un secondo ufficio, insieme a tutte quelle che sono le regole di instradamento del centralino telefonico come ad esempio musiche di attesa, messaggi o passaggio ad interni dei colleghi come se fossero in ufficio indipendentemente dalla loro dislocazione fisica. ( vedi informazioni )

POSTA ELETTRONICA: 
L’uso di strumenti come Microsoft Outlook o Thunderbird per scaricare le mail sul proprio PC è sicuramente la soluzione più comoda adottata da molti utenti. Se però la nostra necessità è avere la fruibilità della stessa su più PC o dispositivi come Tablet e Smartphone, e vogliamo i contatti presenti nelle rubriche e le agende per gli appuntamenti, dobbiamo adottare strumenti che gestiscano posta ed altri pacchetti nel cloud.
Microsoft Outlook 365 è uno di questi, ma ne esistono altri come ad esempio Kerio Connect Cloud. ( vedi informazioni ).

MICROSOFT 365:
Se la necessità è quella di condividere un archivio di documenti e non si utilizzano software gestionali da installare, potrebbe essere sufficiente adottare strumenti come quelli messi a disposizione dalla suite di Microsoft 365.
Oltre ai classici Word Excel, si possono sfruttare altri pacchetti come Microsoft OneDrive per condividere con i colleghi fino ad un Terabite (1.000 Gigabyte) di dati residenti sui server di Microsoft con relative sicurezze e possibilità di ripristino di versioni storiche fino a 30 giorni precedenti, oppure Microsoft Teams per collegarsi in chat o videocall con altri colleghi.

GESTIONALI:
Possiamo fornire ed assistere gestionali totalmente in cloud che coprono tutti gli aspetti contabili fiscali e paghe per Studi Professionali e la collaborazione con i loro clienti, oppure gestione di contabilità e fatturazione per Aziende di qualsiasi genere.
Il tutto senza dover installare nulla presso la sede del cliente. ( vedi informazioni )

GDPR:
Ogni scelta presa in termini di organizzazione e gestione dei dati trattati ha una sua ripercussione sulla documentazione e sulle attività da seguire in materia di GDPR Privacy.
Per chi non avesse ancora assolto alle disposizioni o volesse essere seguito anche sotto questo aspetto, possiamo affiancare i nostri professionisti specificamente preparati in materia. ( vedi informazioni )

Quelli descritti brevemente sopra sono solo alcuni dei principali strumenti che si possono utilizzare per avere sempre in nostro ufficio insieme a noi. Non sono gli unici e non necessariamente servono tutti per qualsiasi realtà, contattateci senza nessun impegno per approfondire e capire se alcuni di questi possono fare il caso vostro.